Los sistemas ERP se han constituido, en las últimas dos décadas, en la piedra fundamental para la gestión empresaria, en un primer momento, accesibles para grandes compañías y, hoy en día, extendidos al ámbito de la pequeña y mediana empresa.

¿Cómo podríamos definir en pocas palabras la esencia de un ERP? Podríamos decir que es un Sistema Informático Integrado que registra e informa sobre los distintos procesos de la compañía para apoyar las decisiones de los integrantes de las organizaciones en sus diferentes niveles.
Cuando decimos integrado, nos referimos a que la información sobre los distintos procesos está totalmente interrelacionada y que cuando registramos un dato a través de alguno de ellos, se actualiza automáticamente toda la información de los procesos relacionados. Por ejemplo, cuando emitimos una factura, se actualizan a la vez la cuenta corriente del cliente, el asiento contable que impacta en la contabilidad, las estadísticas de ventas, la información impositiva para liquidar el IVA, etc.

Los procesos principales que comprende normalmente un ERP pueden sintetizarse en los siguientes:
• Contabilidad y presupuestos.
• Ciclo de ingresos: pedidos de clientes, facturación, cuentas a cobrar, cobranzas.
• Ciclo de egresos: solicitudes de cotización, órdenes de compra, control de recepción, cuentas a pagar, pagos.
• Tesorería, que concentra todos los movimientos financieros y bancarios.
• Procesos logísticos, que incluyen control de depósitos, recepción y despacho de mercadería.

Cada uno de estos procesos genera información para apoyar las decisiones en todos los niveles de la compañía, ya se trate de un reclamo de cobranza, la generación de una orden de compra a un proveedor o el control presupuestario de los resultados de la compañía para definir nuevas estrategias. Sabemos que tratar de tomar estas decisiones sin el apoyo de información adecuada y confiable conlleva importantes riesgos y pérdidas para cualquier organización.

La aparición de nuevas tecnologías en el contexto de la Revolución Digital que nos toca vivir ha acercado al ERP otra herramienta que ha demostrado ser altamente complementaria: DMS (Document Management Systems), a la que podríamos denominar en español “Sistemas de gestión documental”.
Los DMS apuntan a desarrollar la gestión de procesos sin papeles, mediante la transformación de flujos de trabajo manuales y la automatización de tareas repetitivas. Un buen software dedicado a DMS, adecuadamente configurado e implementado, ayuda a las personas a acceder de manera rápida y selectiva a los documentos que necesitan, a completar con eficacia las tareas y reducir de forma dramática el uso del papel, además de liberarlos de largas y tediosas tareas, y de la frustración de no poder encontrar los papeles que buscan. Por otra parte, es muy probable que clientes y proveedores también usen sistemas electrónicos de procesamiento de documentos, lo cual posibilita extender esta automaticidad en la interacción con otras organizaciones. Los principales beneficios de un DMS pueden resumirse en los siguientes:
• Acceso instantáneo a cualquier grupo de documentos relacionados (comprobantes, correos electrónicos, contratos, planos, etc.) agrupados bajo determinados atributos predefinidos: cliente, período, producto o cualquier otro.
• Mayor agilidad mediante el uso de workflows o flujos de trabajo automatizados para el acceso, la aprobación y el ruteo de los documentos.
• Reducción de riesgos del negocio, ya que este ambiente digital posibilita no solamente trabajar con más eficacia, sino también evitar la pérdida de documentos y proteger información confidencial a través de un acceso restringido.
• Visibilidad total del proceso, que permite identificar, por ejemplo, el estado de la aprobación de la factura de un proveedor y los tiempos insumidos en cada instancia de aprobación.
• Reducción de los costos, a través de la eliminación de papel y de tareas manuales de manipulación, fotocopias y archivo.
Si los beneficios enunciados hacen que la incorporación de DMS a una organización resulte atractiva, la integración con un ERP consolida una solución de alto impacto al servicio de la administración eficaz de una empresa. Mientras que le toca al ERP proveer la información que se genera para la operación y el control de gestión, el DMS provee los documentos referidos a cada transacción para que sean visibles en el momento. Un simple ejemplo ayuda a ilustrar las ventajas: El gerente de Finanzas recibe para su aprobación un legajo en papel con la orden de pago y la factura de un proveedor. El gerente plantea dudas sobre la operación y quiere ver la orden de compra, las ofertas de los proveedores que cotizaron en competencia y los correos electrónicos por la negociación de una rebaja en el precio. Estos documentos, que no están en el legajo, demoran la aprobación y desalientan finalmente la revisión en profundidad de los antecedentes de una operación, lo cual debilita el control.

¿Cómo funcionaría con un DMS integrado al ERP? El gerente recibiría un aviso a través del workflow referido a la transacción para aprobar, revisaría la factura, accedería a todos los documentos relacionados si fuera necesario (orden de compra, solicitud de cotización, planilla comparativa de cotizaciones, contratos, etc.) y, finalmente, colocaría, de ser necesario, en forma electrónica una observación en una etiqueta tipo post-it y aprobaría o no. No hay circulación de papel. Nada se pierde. Todo está accesible a un par de clics de distancia y con visibilidad total de quiénes y cuándo aprobaron antes, qué observaciones hicieron y cuál es el siguiente paso para el ruteo de la transacción. Todo con una visibilidad que posibilita el análisis posterior para identificar oportunidades de acelerar y mejorar los procesos. La puesta en marcha de una solución integrada ERP-DMS requiere de una selección cuidadosa del software que se utilizará y un equipo de implementación que tenga conocimientos sólidos sobre la compañía y el software elegido para el ERP y el DMS.
La buena noticia: para lograr esta virtuosa convergencia, los tiempos de implementación son cada vez más cortos y los beneficios son muy importantes y perdurables en el tiempo, lo cual permite recuperar con creces la inversión que estos proyectos requieren.
Escrito por: Jorge Grinpelc.

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